När företag börjar prata om automation hamnar diskussionen ofta snabbt på stora projekt. Nya system, nya plattformar och stora förändringar i organisationen. Men i praktiken ser vi ofta något helt annat. De största tidsvinsterna kommer ofta från ganska små kopplingar mellan system som redan finns. Tre typer av integrationer dyker upp om och om igen hos de företag vi kommer i kontakt med.
I våra tidigare artiklar i serien om hur företag automatiserar sina systemflöden har vi pratat om varför dubbelarbete uppstår och var man bör börja. Samt när automation är rätt väg att gå.
1. Orderflöden som slipper dubbelregistrering
Ett klassiskt scenario ser ut så här: en order registreras i ett system, sedan måste någon registrera samma information i ett annat. Det brukar handla om order från e-handel till affärssystem, från CRM till affärssystem, eller från affärssystem till lager. Varje gång samma information skrivs in igen ökar risken för fel – och ännu viktigare: det tar tid.
När orderflödet är integrerat registreras informationen bara en gång. Resten av flödet sker automatiskt mellan systemen. Det låter enkelt, och det kan det också få vara.
2. Lagerflöden som uppdaterar sig själva
Lager är ett område där manuella steg snabbt blir dyra. Vi arbetade nyligen med ett bolag där ungefär femtio personer plockar varor varje dag till olika serviceprojekt. Tidigare registrerades vissa moment på plats i lagret men flera moment registrerades manuellt i efterhand av en administratör.
Idag använder personalen sina mobiltelefoner för att scanna artiklar direkt i lagret. Alla transaktioner uppdateras därefter automatiskt i affärssystemet i bakgrunden. Det gör att lagersaldo alltid är korrekt, administrationen minskar och plockprocessen går snabbare. Och framför allt: människor slipper lägga tid på registreringar som systemen kan göra åt oss.
3. Fakturaflöden som skickas automatiskt
Fakturering är ett annat område där många företag fortfarande gör mycket manuellt arbete. Fakturor exporteras som PDF:er och skickas via e-post. Portaler är fortfarande vanligt där man loggar in och stansar sin faktura. Det är sällan komplicerat arbete, men det upprepas ofta och i volym. Om det tar 60 sekunder att stansa en faktura i kundens portal och ni har 200 fakturor varje månad – blir det tre timmar i månaden på enbart dubbelstansning.
När fakturaflödet är integrerat kan affärssystemet istället generera fakturan, validera angiven information, avgöra hur den ska skickas och skicka den automatiskt till rätt mottagare – till exempel via e-faktura i Peppol-nätverket. För ekonomiteamet betyder det färre manuella steg, bättre kontroll över flödet och en kraftig modernisering av bolagets AR-flöde.
Den gemensamma nämnaren
De här integrationerna har något gemensamt. De ersätter inte människor – de tar bort de moment där människor egentligen bara fungerar som en brygga mellan system. När systemen pratar direkt med varandra blir processerna enklare, stabilare och lättare att skala när verksamheten växer.
En bra fråga att börja med
Om du tittar på dina egna processer: var registreras samma information två gånger idag? Det är ofta där den första integrationen gör störst skillnad.