Vad är en integrationsplattform (iPaaS)?
En integrationsplattform, ofta kallad iPaaS (Integration Platform as a Service), är en molnbaserad lösning för systemintegration som kopplar ihop olika system, applikationer och datakällor så att de kan dela information med varandra automatiskt. Istället för att bygga en separat koppling mellan varje enskilt system ger plattformen ett samlat lager där all data flödar genom samma infrastruktur.
I praktiken innebär det att information som förs in i ett system, till exempel en order i affärssystemet, automatiskt uppdateras i övriga system som behöver den, som CRM, e-handel, lager eller ekonomisystem. Ingen manuell export, import eller dubbelregistrering krävs.
En integrationsplattform är alltså inte begränsad till att koppla ihop ett enda affärssystem med ett annat. Den fungerar som navet för hela systemlandskapet, oavsett om systemen körs i molnet, on-premise eller i en kombination av båda.
Moderna integrationsplattformar finns ofta i molnet, men on-prem-varianter förekommer när systemlandskapet inte tillåter molnbaserade lösningar. Konfigos integrationsplattform finns i båda utförandena.
Så fungerar en integrationsplattform i praktiken
En integrationsplattform bygger sällan varje koppling från grunden. Istället används färdiga integrationsmoduler och återanvändbara byggblock som sätts ihop efter behov, och kompletteras med skräddarsydd logik där verksamheten kräver det. Det gör att nya integrationer går snabbare att sätta upp än traditionella punkt-till-punkt-lösningar.
Anslutningar och API:er
Kopplingen mellan system sker via API:er, gränssnitt som gör att applikationer kan skicka och hämta data från varandra i realtid. En integrationsplattform samlar dessa anslutningar på ett ställe istället för att varje system behöver en egen, unik koppling till alla andra system det ska prata med.
Datatransformation mellan system
Olika system lagrar ofta samma information på olika sätt, ett datumformat, en produktkod eller en adressuppgift kan se olika ut beroende på system. En integrationsplattform hanterar den här dataintegrationen genom att automatiskt transformera och mappa information mellan formaten, så att mottagande system alltid får data i rätt struktur.
Automatiserade flöden och övervakning
Själva dataflödet, från att en order läggs till att den syns i ekonomisystemet, körs som ett automatiserat flöde i bakgrunden. Jobbköer, schemaläggning och återförsök vid fel är inbyggt, så att flöden fortsätter fungera även om ett enskilt system tillfälligt är nere. Allt som körs syns i en dashboard i realtid, vilket ger full insyn i vad som händer, när det händer och varför, med spårbarhet i varje steg.
Integrationsplattform vs punkt-till-punkt-integration
Innan integrationsplattformar blev vanliga löstes systemkopplingar oftast genom punkt-till-punkt-integration, en skräddarsydd koppling byggd specifikt mellan två system. Lösningen kan byggas som ett plugin i ett av systemen eller som ett fristående program.
Det fungerar bra så länge det bara handlar om ett fåtal system. Problemet uppstår när fler system ska kopplas ihop. Varje ny koppling kräver en egen, unik lösning. Det blir snabbt svårt att överblicka, kostsamt att underhålla och byggar upp en teknisk skuld som växer för varje ny integration.
En integrationsplattform löser samma behov på ett annat sätt. Istället för många separata kopplingar samlas alla integrationer i ett gemensamt lager, med återanvändbara byggblock som kan kombineras på nytt sätt för varje ny anslutning. Det ger bättre skalbarhet, eftersom nya system kan anslutas utan att hela arkitekturen behöver byggas om.
Skillnaden märks tydligast vid förändring. Med punkt-till-punkt-integration måste varje enskild koppling uppdateras eller byggas om vid ett systembyte. Med en integrationsplattform är det ofta bara ett enda kopplingsskikt som behöver skrivas om, medan affärslogiken och övriga flöden lever kvar.
Integrationsplattform vs ESB, vad är skillnaden?
ESB, Enterprise Service Bus, är en äldre integrationsmodell där en centraliserad, ofta lokalt installerad arkitektur fungerar som en gemensam ”buss” mellan system. Varje applikation kopplas till bussen och kan skicka eller ta emot data från övriga anslutna system genom den.
Ett ESB körs vanligtvis on-premise och byggs för att hantera integrationer inom en och samma organisations infrastruktur. Det gör modellen stabil för slutna system men mindre flexibel när fler molntjänster ska kopplas in.
En integrationsplattform (iPaaS) löser samma grundproblem, att koppla ihop system, men är i grunden molnbaserad. Det gör det möjligt att ansluta både molntjänster, on-premise-system och tredjepartsapplikationer i samma plattform, utan att vara begränsad till en enskild organisations nätverk.
Skillnaden handlar alltså mindre om vad som kopplas ihop, och mer om var och hur. ESB passar bäst för slutna, lokala miljöer. En integrationsplattform passar bättre för moderna systemlandskap där system och tjänster ofta är utspridda mellan flera leverantörer och miljöer.
Vilka system kan kopplas ihop med en integrationsplattform?
En integrationsplattform är inte begränsad till ett enskilt affärssystem. Den kan koppla ihop hela systemlandskapet, från kärnsystem som ERP och CRM till sidolösningar och specialverktyg som verksamheten använder i vardagen.
Vanliga exempel är affärssystem som NetSuite, Jeeves eller SAP Business One, tillsammans med CRM-system som Salesforce. Även e-handelsplattformar, lagersystem och transportbokning kopplas ofta in, liksom fakturaväxlar och ekonomiverktyg för e-fakturering.
Många av dessa system levereras idag som SaaS-tjänster, applikationer som körs i molnet och uppdateras löpande hos leverantören. En integrationsplattform hanterar SaaS-integration på samma sätt som mer traditionella system, vilket gör det möjligt att koppla in nya molntjänster utan att bygga om hela arkitekturen.
Samma princip gäller kalkylark, kommunikationsverktyg och interna databaser. Så länge ett system kan nås via ett API eller en standardiserad filöverföring kan det i regel anslutas till plattformen och bli en del av samma automatiserade dataflöde.
Fördelar med en integrationsplattform
En integrationsplattform ger flera fördelar jämfört med att hantera systemkopplingar manuellt eller bygga varje integration för sig. De märks både i vardagen och i verksamhetens långsiktiga förmåga att växa.
Mindre manuellt arbete. Data som förs in i ett system uppdateras automatiskt i övriga system som behöver den. Ingen export, import eller dubbelregistrering krävs, vilket frigör tid som annars läggs på administration.
Bättre datakvalitet. När information flödar automatiskt mellan system minskar risken för felregistreringar och avvikelser. Alla system arbetar mot samma, uppdaterade data istället för flera parallella versioner av sanningen.
Ökad skalbarhet. Nya system kan anslutas med återanvändbara byggblock istället för att hela arkitekturen byggs om. Det gör det enklare att växa, byta system eller lägga till nya verktyg efter hand som verksamheten förändras.
Lägre teknisk skuld över tid. Eftersom integrationerna samlas i ett gemensamt lager istället för många separata punkt-till-punkt-lösningar blir systemlandskapet enklare att underhålla och vidareutveckla år efter år.
Full insyn och spårbarhet. En integrationsplattform ger överblick över samtliga flöden i realtid, oftast via en dashboard. Det gör det möjligt att se vad som körs, när det körs och varför, vilket förenklar både felsökning och uppföljning.
Vem behöver en integrationsplattform?
En integrationsplattform används idag av företag i olika storlekar och branscher, inte bara stora koncerner med komplexa systemlandskap. Behovet uppstår i regel när antalet system växer snabbare än förmågan att hantera dem manuellt.
Ett vanligt tecken är att samma information matas in flera gånger, i CRM, ekonomisystem och kanske ett kalkylark, för att olika avdelningar ska ha tillgång till den. Ett annat är att rapporter bygger på data från flera källor som inte alltid stämmer överens.
Mindre och medelstora företag har historiskt avvaktat med investeringen, eftersom traditionella integrationsplattformar var kostsamma och krävde egen IT-kompetens att förvalta. Med iPaaS, där leverantören ansvarar för drift och underhåll, har tröskeln sänkts betydligt, vilket gör lösningen relevant även för verksamheter med begränsade interna IT-resurser.
Gemensamt för de flesta som tar steget är en verksamhet i förändring, ett nytt system som ska in, en ny marknad som ska stödjas eller en organisation som växer i antal transaktioner. I samtliga fall blir integrationsförmågan en förutsättning snarare än ett tillval för att kunna skala vidare.
Vad kostar en integrationsplattform?
Kostnaden för en integrationsplattform varierar kraftigt beroende på hur många system som ska kopplas ihop, hur komplexa flödena är och vilken driftsform som väljs, molnbaserad eller on-prem. Det gör det svårt att ange ett enda pris som gäller alla verksamheter.
De vanligaste kostnadsposterna är en uppstartskostnad för att kartlägga systemlandskapet och konfigurera de första integrationerna, samt en löpande avgift för drift, förvaltning och support. Med en iPaaS-lösning ingår ofta uppdateringar och infrastruktur i den löpande kostnaden, till skillnad från traditionella integrationsprojekt där varje förändring kräver nya konsulttimmar.
Priset påverkas också av hur mycket som kan byggas med färdiga, återanvändbara moduler jämfört med hur mycket som behöver skräddarsys. Ju fler standardiserade byggblock som passar verksamhetens behov, desto lägre blir vanligtvis både uppstartskostnaden och den långsiktiga förvaltningskostnaden.
Vill ni veta vad en lösning skulle kosta för er? Boka en demo, så går vi igenom förutsättningarna tillsammans.
Så väljer ni rätt integrationsplattform, en enkel checklista
Att välja integrationsplattform är sällan ett beslut man vill ta om, en implementering tar tid och byts inte ut i första taget. Därför är det värt att stanna upp och gå igenom några konkreta punkter innan valet görs.
- Kartlägg vilka system som faktiskt behöver kopplas ihop. Lista era kärnsystem, som ERP och CRM, tillsammans med sidolösningar som e-handel, lager eller fakturaväxlar. Det ger en tydlig bild av hur brett plattformen behöver täcka.
- Fråga hur plattformen hanterar förändring. System byts ut, verksamheter växer och nya krav tillkommer. En bra fråga till leverantören är vad som händer med era integrationer och er affärslogik om ni byter ut ett system i framtiden.
- Undersök vem som äger drift och underhåll. Vissa lösningar bygger på att en konsult levererar ett projekt och sedan lämnar över ansvaret till er. Andra, som iPaaS-modellen, innebär att leverantören äger plattformen och ansvarar för drift, uppdateringar och support löpande.
- Kontrollera insyn och spårbarhet. En bra integrationsplattform ger er möjlighet att se vad som körs, när det körs och varför, vanligtvis via en dashboard i realtid. Utan den insynen blir det svårt att felsöka eller lita på att flödena fungerar som de ska.
- Ta reda på om driftsformen passar er. Beroende på verksamhetens säkerhetskrav och systemlandskap kan molnbaserad drift, on-prem eller en kombination vara mer eller mindre lämpligt.
Genom att gå igenom de här punkterna innan ni väljer leverantör minskar risken för att stå med en lösning som inte täcker verksamhetens faktiska behov, eller som blir svår att förändra längre fram.
Integrationsplattform vid systembyte, varför arkitekturen spelar roll
Ett systembyte är en av de situationer där skillnaden mellan en integrationsplattform och traditionella punkt-till-punkt-lösningar blir som tydligast. Byts affärssystemet ut måste varje enskild koppling till det systemet i regel byggas om från grunden, oavsett hur väl den fungerade tidigare.
Orsaken är att affärslogiken i många lösningar sitter hårt knuten till det specifika systemet. Valideringsregler, beräkningar och flödeslogik är ofta byggda direkt i eller mot ERP-systemet, vilket gör dem beroende av just den plattformen.
En integrationsplattform kan byggas på ett annat sätt. Genom att hålla affärslogiken i ett eget lager, frikopplat från det enskilda systemet, påverkas inte reglerna och flödena av att ett system byts ut. Endast kopplingsskiktet mot det nya systemet behöver då skrivas om.
Det betyder i praktiken att om verksamheten byter från ett affärssystem till ett annat behöver inte hela integrationsarbetet göras om. Konfigurerade flöden, valideringar och regler lever kvar, och det är bara anslutningen mot det nya systemet som behöver anpassas.
För verksamheter som förväntar sig att växa, byta system eller lägga till nya kanaler över tid gör den arkitekturen skillnaden mellan att bygga en engångslösning och att investera i något som håller över flera systemgenerationer.
Vanliga frågor om integrationsplattformar (FAQ)
Fungerar en integrationsplattform med både molnbaserade och on-prem-system?
Ja. En integrationsplattform kan i regel ansluta både molntjänster och on-premise-system i samma flöde. Konfigos integrationsplattform finns dessutom i båda utförandena, som molnlösning och som on-prem-installation.
Kan en integrationsplattform ersätta ett ERP-system?
Nej. En integrationsplattform ersätter inte affärssystemet, den kopplar ihop det med övriga system som CRM, e-handel, lager eller ekonomisystem, så att data flödar automatiskt mellan dem.
Vad händer med integrationerna om vi byter affärssystem?
Det beror på arkitekturen. Om affärslogiken sitter i ett eget lager, frikopplat från det specifika systemet, behöver bara kopplingsskiktet mot det nya systemet skrivas om, medan konfigurerade flöden och regler lever kvar.
Passar en integrationsplattform även mindre företag?
Ja. Behovet styrs mer av hur många system som behöver prata med varandra än av företagets storlek. Med iPaaS, där leverantören ansvarar för drift och underhåll, är tröskeln lägre än med traditionella integrationsplattformar.
Vad är skillnaden mellan en integrationsplattform och en vanlig API-integration?
En API-integration är en enskild koppling mellan två system. En integrationsplattform samlar många sådana kopplingar i ett gemensamt lager, med återanvändbara byggblock, så att nya integrationer kan sättas upp utan att varje koppling byggs från grunden.
Sammanfattning, dags att koppla ihop era system
En integrationsplattform (iPaaS) kopplar ihop hela systemlandskapet, inte bara ett enskilt affärssystem, och ersätter manuella exporter, dubbelregistreringar och sköra punkt-till-punkt-lösningar med automatiserade, spårbara flöden.
Skillnaden mot traditionell systemintegration märks tydligast över tid: vid ett systembyte, när verksamheten växer eller när nya system ska kopplas in. Med affärslogiken i ett eget lager, frikopplat från det enskilda systemet, blir förändringar en fråga om att byta ut en del, inte om att bygga om allt.
Oavsett om ni redan känner igen tecknen, dubbelarbete, osäker data eller frustrerade kollegor, eller bara vill förstå vad en integrationsplattform faktiskt innebär för er verksamhet, är nästa steg detsamma: kartlägg systemlandskapet och ta reda på vad som faktiskt går att förenkla.
Vill ni se hur vår integrationsplattform skulle kunna se ut för er? Boka en kostnadsfri, förutsättningslös demo, så går vi igenom förutsättningarna tillsammans.