Från förfallen kundfaktura till betalning, utan manuella listor och dubbelarbete.
Kravhantering i NetSuite behöver inte innebära manuella listor, exporterade filer eller dubbelarbete.
Men när en kundfaktura passerar förfallodatum är det fortfarande så många ekonomiavdelningar arbetar.
Någon tar fram en lista över förfallna fakturor, kontrollerar vilka kunder som ska få en påminnelse och avgör vilka ärenden som behöver skickas vidare till inkasso.
Därefter behöver någon följa upp vad som faktiskt hände.
Har kunden betalat? Har ärendet gått vidare? Finns det en delbetalning som behöver hanteras?
Det här är sällan särskilt komplicerade arbetsuppgifter. Men när fakturavolymerna ökar tar de snabbt mycket tid.
Och stora delar av arbetet går att automatisera direkt från NetSuite.
När fakturan förfaller börjar nästa process
Företag lägger ofta mycket energi på att effektivisera själva faktureringsprocessen.
Man inför e-faktura, automatiserar olika utskick och ser till att fakturorna når rätt mottagare, etc.
Men vad händer med fakturorna som inte betalas? Det är lätt att glömma bort den delen av processen.
För ett företag med exempelvis 1 000 kundfakturor i månaden räcker det att en mindre andel förfaller för att ekonomiavdelningen ska behöva hantera ett betydande antal ärenden.
Om 5 % av fakturorna behöver följas upp handlar det om 50 ärenden varje månad.
Och om varje ärende kräver fem minuters manuell hantering blir det drygt fyra timmars arbete.
Det är förstås ett förenklat exempel. I verkligheten kan varje ärende kräva betydligt mer tid. Men värdet handlar inte bara om tidsbesparingen, utan också om att få en konsekvent och professionell hantering av kundrelationen.
Ett konkret exempel: låt NetSuite avgöra när en faktura ska skickas vidare
Med Konfigos integration mellan NetSuite och PS Finance Group kan kravhanteringen automatiseras utifrån regler som företaget själv bestämmer.
Istället för att någon manuellt behöver gå igenom förfallna fakturor kan NetSuite identifiera vilka fakturor som ska hanteras.
Så här fungerar det i praktiken:
1. Ni bestämmer reglerna i NetSuite
På kundkortet kan ni konfigurera hur kravhanteringen ska fungera för respektive kund.
Det kan exempelvis handla om hur många dagar efter förfallodatum en faktura ska skickas vidare.
2. NetSuite identifierar fakturorna
När villkoren är uppfyllda kan integrationen automatiskt föra över ärendet till PS.
Ekonomiavdelningen behöver inte exportera fakturor eller registrera ärendet i ett separat system.
3. PS Finance Group hanterar kravprocessen
När ärendet har överförts hanteras det vidare av PS enligt den överenskomna processen för påminnelsehantering och/eller kravhantering, etc.
4. Informationen kommer tillbaka till NetSuite
Statusuppdateringar i hur ärendet fortskrider, betalningar och delbetalningar återrapporteras från PS till NetSuite.
Det innebär att ekonomiavdelningen kan följa ärendena utan att behöva sammanställa information från flera olika system.
Konfigos lösning använder dessutom en köpost i NetSuite där ärendets status och kommunikation kan följas. Läs mer på produktsidan Konfigo PS Inkasso Automation
Automation betyder inte att ni förlorar kontrollen
En vanlig invändning mot automatiserad kravhantering är att företaget vill behålla kontrollen över sina kundrelationer.
Det är fullt rimligt och alla kunder ska kanske inte hanteras på samma sätt.
En strategiskt viktig kund kan behöva en annan uppföljning än en kund med återkommande sena betalningar.
Därför är det viktigt att automatiseringen inte bara bygger på att skicka iväg alla förfallna fakturor så snabbt som möjligt.
Det viktiga är att automatisera företagets kreditpolicy, inte ersätta den.
Med Konfigos integration kan regler anpassas per kund och ekonomiavdelningen har möjlighet att följa och pausa ärenden direkt i NetSuite.
Det gör att företaget kan kombinera automatisering med individuell hantering när det behövs.
Tre saker att kontrollera innan ni automatiserar kravhanteringen
Om ni funderar på att införa automatisk kravhantering i NetSuite finns det tre frågor som är värda att börja med.
1. Har ni tydliga regler för när en faktura ska skickas vidare?
Om ekonomiavdelningen gör olika bedömningar från gång till gång behöver ni först definiera hur processen ska fungera.
Vilka kunder ska omfattas? Hur många dagar efter förfallodatum ska ett ärende skickas vidare? Finns det undantag?
2. Hur hanterar ni betalningar som kommer in efter att ett ärende skickats?
Det här är en viktig del av integrationsdesignen.
Om en kund betalar behöver informationen hanteras korrekt mellan affärssystemet och inkassopartnern.
Annars riskerar ekonomiavdelningen att behöva rätta information manuellt.
3. Vem ansvarar för att följa upp integrationen?
En integration som hanterar kundfordringar och betalningar behöver vara tillförlitlig.
Det måste gå att se om ett ärende har överförts, om något har gått fel och vilken status ärendet har.
Det räcker alltså inte att automatisera själva överföringen. Även återrapportering och felhantering behöver fungera och vara transparent.
Från e-faktura till automatiserad kravhantering
För företag som redan har automatiserat sin fakturering är kravhantering ett naturligt nästa steg.
Med Konfigos e-fakturalösning kan fakturor skickas direkt från NetSuite via exempelvis Peppol.
Med integrationen till PS kan även uppföljningen av förfallna fakturor automatiseras.
Det innebär att två delar av kundreskontran kan hanteras med betydligt mindre manuellt arbete.
Företaget får ett mer sammanhängande flöde, från att fakturan skickas till att betalningen följs upp.
Och ekonomiavdelningen kan lägga mer tid på undantagen istället för att administrera varje ärende.
Konfigo och PS Finance Group, integration direkt i NetSuite
På Konfigo arbetar vi med att förenkla affärsprocesser genom vår integrationsplattform samt genom automatisering i t.ex NetSuite.
Vår lösning tillsammans med PS Inkasso är ett exempel på hur en befintlig process kan effektiviseras utan att företaget behöver byta affärssystem.
Ni fortsätter arbeta i NetSuite, men slipper stora delar av den manuella administrationen kring förfallna kundfakturor.
Vi hjälper till med integrationen, anpassar den efter verksamhetens krav och ansvarar för den tekniska förvaltningen.
Vill ni se hur automatisk kravhantering fungerar i NetSuite?
Läs mer om vår integration mellan NetSuite och PS Inkasso eller hos PS https://psfinancegroup.com/netsuite-konfigo/ kontakta oss så visar vi hur lösningen fungerar i praktiken.
Konfigo – Där system möter människor.
