Ska ni anlita en interim IT-projektledare eller anställa? När ett större IT-projekt ska starta behöver ni tidigt avgöra vem som ska leda arbetet och om behovet är tillfälligt eller långsiktigt.
I vissa organisationer finns rätt kompetens och kapacitet redan internt. I andra behöver man rekrytera eller ta in extern förstärkning.
Det finns inget generellt rätt svar.
En anställning kan vara rätt när behovet är långsiktigt och rollen ska leva vidare efter projektet. En interim projektledare kan passa bättre när behovet är tillfälligt, projektet är tidskritiskt eller organisationen behöver förstärkning under en begränsad period. Eller om projektet kräver särskild kompetens i styrningen.
I den här guiden går vi igenom skillnaderna mellan att anlita en interim IT-projektledare och att anställa och vilka frågor ni bör ställa innan ni väljer.
Vad menas med en interim IT-projektledare?
En interim IT-projektledare är en extern projektledare som går in under en begränsad period för att leda eller förstärka ett IT-projekt.
Det kan exempelvis handla om:
- ett systeminförande
- ett ERP-projekt
- ett integrationsprojekt
- ett systembyte
- ett projekt med flera leverantörer
- en tillfällig kompetenslucka
- ett projekt som behöver stabiliseras eller få tydligare styrning
Uppdraget kan omfatta hela projektet eller en viss fas, till exempel förstudie, planering, genomförande eller införande. Vilket stöd som behövs kan förändras under projektets gång. Läs mer här om IT-projektets faser – från förstudie till förvaltning och vad respektive fas behöver åstadkomma.
Det avgörande är att behovet är kopplat till ett projekt eller en tidsbegränsad förändring, snarare än till en permanent organisatorisk roll.
När passar det att anställa en IT-projektledare?
En fast anställning är ofta rätt när behovet är långsiktigt.
Det kan exempelvis vara när organisationen:
- driver många IT-projekt löpande
- vill bygga upp intern projektledningskompetens
- behöver en person som även ska arbeta med förbättringsinitiativ mellan projekten
- vill skapa kontinuitet över flera år
- har tillräckligt med projektvolym för att motivera en permanent roll
En anställd projektledare får också möjlighet att lära känna organisationen på djupet.
Det kan ge god förståelse för beslutsvägar, kultur, interna processer, systemlandskap och vilka personer som behöver involveras i olika frågor.
Det är värdefullt i organisationer där projektledning är en återkommande och strategisk förmåga.
Fördelen är kontinuitet
En intern projektledare bygger kunskap över tid.
Det gör det möjligt att ta med erfarenheter från ett projekt in i nästa och successivt förbättra organisationens arbetssätt.
Om projektportföljen är stabil och behovet tydligt kan det därför vara mer logiskt att bygga kompetensen internt än att köpa in den projekt för projekt.
När passar en interim IT-projektledare?
Interim passar bättre när behovet är tydligt men inte nödvändigtvis permanent.
Det kan till exempel vara när ett projekt behöver starta snabbt och organisationen saknar tillgänglig projektledningskapacitet.
Det kan också vara när ett projekt kräver erfarenhet som organisationen bara behöver under en begränsad tid.
Vanliga situationer är:
- ett större systeminförande ska starta
- den interna projektledaren är upptagen i andra initiativ
- en rekrytering pågår men projektet kan inte vänta
- projektet kräver erfarenhet inom ERP eller integrationer
- flera leverantörer behöver samordnas
- ett pågående projekt har tappat struktur eller framdrift
- verksamheten behöver extra kapacitet under en intensiv projektfas
I de situationerna handlar beslutet ofta mindre om permanent kompetensförsörjning och mer om att få rätt förmåga på plats för ett konkret behov.
Interim eller anställning vad är den största skillnaden?
Den mest uppenbara skillnaden är tidsperspektivet.
En anställning görs normalt för ett långsiktigt behov.
Ett interimuppdrag är kopplat till en begränsad period eller ett tydligt uppdrag.
Men det finns fler skillnader som är värda att väga in.
| Interim IT-projektledare | Anställd IT-projektledare | |
|---|---|---|
| Tidshorisont | Begränsad period | Långsiktigt |
| Primärt behov | Projekt eller tillfällig förstärkning | Återkommande projektbehov |
| Intern organisationskunskap | Byggs under uppdraget | Byggs över tid |
| Specialistbehov | Kan matchas mot specifikt projekt | Behöver täcka bredare långsiktigt behov |
| Kapacitet | Kan fokusera på uppdraget | Kan ha flera interna ansvarsområden |
| Efter projektet | Uppdraget kan avslutas | Rollen behöver fortsatt innehåll |
| Kunskapsöverföring | Behöver planeras aktivt | Stannar normalt i organisationen |
Tabellen ger en förenklad bild. I praktiken är beslutet ofta mer nyanserat.
Fråga först: är behovet tillfälligt eller permanent?
Det här är ofta den viktigaste frågan.
Om organisationen vet att det kommer finnas ett kontinuerligt behov av projektledning även efter det aktuella projektet talar mycket för att en permanent roll kan vara motiverad.
Men om behovet främst uppstår på grund av ett specifikt projekt är situationen annorlunda.
Tänk exempelvis på ett ERP-införande som ska pågå under en begränsad tid.
Organisationen kan behöva en erfaren projektledare under hela införandet, men när lösningen väl är i förvaltning finns kanske inte längre samma behov.
Då kan det vara svårt att motivera en permanent rekrytering enbart utifrån projektets bemanningsbehov.
Hur bråttom är det?
Tid påverkar valet.
En rekrytering är en långsiktig investering och bör normalt få ta den tid som krävs för att hitta rätt person.
Men projektets behov följer inte alltid rekryteringsprocessens tempo.
Ett systemavtal kan redan vara tecknat. En leverantör kan vara bokad. Ett regulatoriskt krav kan ha en bestämd tidpunkt. Ett kritiskt system behöver bytas innan befintligt stöd upphör.
Om projektet behöver ledning nu kan interim fungera som ett sätt att säkra kapacitet under tiden organisationen tar ställning till det långsiktiga behovet.
Det betyder inte att snabbhet ska väga tyngre än kompetens.
Det betyder att projektets tidsrisk behöver räknas in i beslutet.
Vilken erfarenhet kräver projektet?
Alla IT-projektledare passar inte alla projekt.
Ett mindre internt utvecklingsprojekt ställer andra krav än ett ERP-införande med datamigrering, integrationer, verksamhetsförändringar och flera externa leverantörer.
Därför bör frågan inte bara vara:
Behöver vi en projektledare?
utan:
Vilken projektledarerfarenhet behöver just det här projektet?
Det kan handla om erfarenhet av:
- ERP-implementationer
- integrationer
- systembyten
- flera parallella leverantörer
- komplexa verksamhetsprocesser
- tekniska beroenden
- internationella organisationer
- datamigrering
- förändringsledning
Om behovet är mycket specifikt och knutet till ett enskilt projekt kan det vara svårt att rekrytera en person vars erfarenhet både passar projektet perfekt och organisationens långsiktiga behov efteråt.
Då kan interim vara ett sätt att matcha kompetensen mot projektet istället för mot en generell rollbeskrivning. Projektledarens erfarenhet behöver alltså passa arbetssättet. Läs vår jämförelse av agilt, vattenfall och hybrid för att bedöma vilken projektmetod som passar era förutsättningar.
Hur mycket intern tid finns egentligen?
Det här är en fråga som ibland missas.
En organisation kan redan ha en person som skulle kunna leda projektet.
Men har personen tid?
Att vara systemägare, IT-chef eller verksamhetsansvarig samtidigt som man leder ett större IT-projekt fungerar ibland bra.
I andra fall blir projektledningen den arbetsuppgift som görs mellan allt annat.
Det skapar en särskild risk: rollen är formellt bemannad, men kapaciteten finns inte i praktiken.
Tecken på det kan vara att:
- projektmöten behöver flyttas ofta
- beslut följs inte upp
- risklistan uppdateras sällan
- projektgruppen saknar tydliga prioriteringar
- leverantörer väntar på svar
- projektledningen blir reaktiv istället för planerad
Då är frågan inte om organisationen har en projektledare.
Frågan är om projektet faktiskt har tillgång till projektledning.
Brist på faktisk kapacitet kan även förstärka andra problem i projektet. Läs mer om varför IT-projekt misslyckas och hur ni undviker de vanligaste misstagen.
Vad kostar interim jämfört med en anställning?
Det går inte att jämföra alternativen enbart genom att ställa ett konsultarvode mot en månadslön.
Kostnadsbilden ser olika ut.
En anställning innebär ett långsiktigt åtagande och kan vara ekonomiskt rimlig när rollen behövs kontinuerligt.
Interim innebär istället en kostnad under den period där kompetensen behövs.
Därför bör jämförelsen ta hänsyn till mer än själva ersättningen.
Exempelvis:
- Hur länge behövs rollen?
- Hur snabbt behöver personen vara på plats?
- Hur mycket specialistkompetens krävs?
- Vad kostar en försenad projektstart?
- Finns ett långsiktigt behov efter projektet?
- Vad händer med en fast roll när projektet är avslutat?
- Hur kritiskt är projektet för verksamheten?
I ett affärskritiskt projekt kan en billigare bemanningslösning bli dyr om projektet tappar fart, viktiga risker upptäcks sent eller beslut inte drivs fram.
På samma sätt är det sällan ekonomiskt försvarbart att anlita extern förstärkning under lång tid om organisationen egentligen har ett stabilt permanent behov.
Rätt jämförelse är därför totalbehovet över tid, inte bara kostnaden per arbetad timme.
En interim projektledare behöver fortfarande intern förankring
En extern projektledare löser inte alla organisatoriska problem.
Personen kan skapa struktur, hålla ihop projektet och driva arbetet framåt.
Men projektledaren kan inte ersätta projektägaren, verksamhetens ansvar eller organisationens beslut.
Det behöver fortfarande finnas interna personer som:
- äger verksamhetsmålen
- prioriterar mellan behov
- fattar beslut
- avsätter resurser
- godkänner lösningar
- tar ansvar för förvaltningen efter projektet
Det här är särskilt viktigt när en extern projektledare tas in snabbt.
Det kan annars uppstå en förväntan om att konsulten ska “ta hand om projektet”.
Bra extern projektledning innebär snarare att projektledaren hjälper organisationen att arbeta strukturerat med sina egna beslut och ansvar.
Undvik att skapa personberoende
När en interim projektledare arbetar intensivt med ett projekt samlas snabbt mycket kunskap hos personen.
Det kan handla om:
- beslut som fattats
- projektets historik
- leverantörsdialog
- risker
- tekniska beroenden
- verksamhetsfrågor
- bakgrunden till olika prioriteringar
Därför behöver kunskapsöverföring planeras från början.
Dokumentation, beslutsloggar, ansvarsfördelning och överlämning är inte bara sådant som ska lösas den sista veckan.
Målet bör vara att organisationen efter uppdraget förstår projektets lösning, beslut och fortsatta ansvar utan att vara beroende av en enskild konsult.
Interim kan också vara en brygga till en permanent lösning
Valet behöver inte alltid vara antingen interim eller anställning.
I vissa situationer kan båda användas i olika steg.
Ett företag kan exempelvis ha kommit fram till att det långsiktigt behöver en intern IT-projektledare, men samtidigt ha ett projekt som behöver starta direkt.
Då kan en interim projektledare:
- starta och strukturera projektet
- etablera projektorganisation och arbetssätt
- driva projektet under rekryteringen
- dokumentera beslut och struktur
- lämna över till den nyanställda projektledaren
Det kan minska risken för att ett viktigt projekt behöver stå stilla i väntan på en permanent rekrytering.
Överlämningen behöver förstås planeras ordentligt för att modellen ska fungera.
När bör ni sannolikt anställa?
En permanent anställning är ofta det starkare alternativet när flera av följande stämmer:
- organisationen har många IT-projekt varje år
- projektledning är en långsiktig kärnkompetens
- det finns tydliga arbetsuppgifter även mellan större projekt
- intern verksamhetskunskap är mycket viktig
- organisationen vill bygga egna projektmetoder och arbetssätt
- behovet bedöms kvarstå under lång tid
I det läget kan extern projektledning annars bli en återkommande lösning på ett permanent behov.
När bör ni överväga interim?
Interim kan vara särskilt relevant när:
- ett viktigt projekt ska starta inom kort
- behovet är tydligt tidsbegränsat
- intern kapacitet saknas
- projektet kräver specifik erfarenhet
- flera leverantörer behöver koordineras
- en ordinarie projektledare tillfälligt saknas
- organisationen är mellan två permanenta lösningar
- ett pågående projekt behöver förstärkas
Det viktiga är att definiera uppdraget tydligt.
Vad ska personen åstadkomma?
Vilket mandat finns?
Vilken period gäller?
Vilket internt ansvar finns kvar?
Och vad ska vara på plats när uppdraget avslutas?
Ju tydligare svaren är, desto bättre förutsättningar får både projektledaren och organisationen.
En enkel beslutsmodell: fem frågor att ställa
Om ni står inför valet mellan att anlita interim eller rekrytera kan ni börja med fem frågor.
1. Hur länge kommer behovet finnas?
Är det kopplat till ett specifikt projekt eller finns ett kontinuerligt behov även därefter?
2. Hur snart måste projektledaren vara på plats?
Kan organisationen vänta på en rekrytering eller riskerar projektet att försenas?
3. Hur specialistbetonat är projektet?
Behöver projektledaren erfarenhet av en särskild typ av implementation, systemmiljö eller integrationsprojekt?
4. Finns intern kapacitet?
Även om kompetensen finns internt finns faktiskt tiden att driva projektet?
5. Vad behöver finnas kvar när projektet är slut?
Behöver organisationen bygga en permanent projektledningsförmåga, eller är det viktigaste att projektet genomförs och lämnas över till förvaltning?
Svarar ni tydligt på de fem frågorna brukar valet bli betydligt enklare.
Vanliga misstag när en extern IT-projektledare anlitas
Uppdraget är för otydligt
“Driv projektet” är sällan en tillräcklig uppdragsbeskrivning.
Projektets mål, mandat, ansvar och förväntade resultat behöver vara tydliga.
Den externa projektledaren förväntas fatta verksamhetsbeslut
Projektledaren kan förbereda och driva fram beslut.
Men beslut som påverkar verksamhet, budget och prioriteringar behöver ha en tydlig intern ägare.
Interna resurser frigörs inte
Att anlita en projektledare betyder inte att verksamheten slipper delta.
Projektet behöver fortfarande tillgång till personer som kan processerna, systemen och behoven.
Överlämningen planeras för sent
Om kunskapen bara finns hos den externa projektledaren blir projektet sårbart när uppdraget avslutas.
Pris blir viktigare än matchning
Projektledarens erfarenhet behöver passa projektet.
En person med rätt profil kan skapa större värde än en lägre kostnad som leder till längre startsträcka eller svagare styrning.
Vad ska ni fråga en interim IT-projektledare?
När ni utvärderar en extern projektledare kan det vara värdefullt att gå längre än CV och certifieringar.
Fråga exempelvis:
- Vilka liknande projekt har du lett?
- Vad var den största risken i de projekten?
- Hur brukar du skapa struktur i början av ett uppdrag?
- Hur arbetar du när verksamhet och IT prioriterar olika?
- Hur hanterar du sena eller otydliga beslut?
- Hur arbetar du med leverantörer?
- Hur rapporterar du risker och avvikelser?
- Hur säkerställer du att kunskap stannar i organisationen efter uppdraget?
Svaren säger ofta mer om hur personen faktiskt arbetar än en lång lista med projektmodeller och certifieringar.
Vanliga frågor om interim IT-projektledare
Vad är en interim IT-projektledare?
En interim IT-projektledare är en extern projektledare som går in under en begränsad period för att leda eller förstärka ett IT-projekt.
När bör man ta in en interim projektledare?
Det kan vara relevant när ett projekt behöver starta snabbt, när intern kapacitet saknas eller när projektet kräver erfarenhet som organisationen bara behöver under en begränsad period.
Är interim projektledning dyrare än att anställa?
Det beror på behovets längd och sammanhang. En extern projektledare innebär en kostnad under uppdraget medan en anställning är ett långsiktigt åtagande. Jämförelsen bör därför utgå från projektets totala behov och tidshorisont, inte bara timpris eller månadslön.
Kan en interim projektledare leda ett ERP-projekt?
Ja, förutsatt att projektledaren har relevant erfarenhet för projektets komplexitet och förutsättningar. ERP-projekt innebär ofta samordning mellan verksamhet, IT, systemleverantörer och integrationer och kan därför ställa särskilda krav på projektledningen.
Kan en extern projektledare ersätta en projektägare?
Nej. Projektägaren har ett internt ansvar för verksamhetsmål, mandat och viktiga beslut. En extern projektledare kan hjälpa till att driva och strukturera projektet, men organisationen behöver fortfarande äga projektet.
Kan interim användas medan man rekryterar?
Ja. I vissa situationer kan en interim projektledare starta eller driva ett projekt under tiden organisationen rekryterar en permanent projektledare, för att därefter genomföra en strukturerad överlämning.
Sammanfattning; utgå från behovet, inte anställningsformen
Valet mellan en interim IT-projektledare och en permanent anställning handlar i grunden om vilken förmåga organisationen behöver och hur länge.
Om projektledning är ett återkommande och långsiktigt behov finns goda skäl att bygga kompetensen internt.
Om behovet är tidsbegränsat, projektet behöver komma igång snabbt eller en särskild erfarenhet behövs under en viss period kan interim vara mer relevant.
Och ibland är den bästa lösningen en kombination.
Det viktiga är att inte börja med frågan:
“Ska vi köpa konsulttid eller anställa?”
Börja istället med:
“Vad behöver projektet för att lyckas, när behöver vi det och vad behöver finnas kvar efteråt?”
Då blir bemanningsformen en konsekvens av behovet istället för utgångspunkten.
Vill ni läsa mer om hur projektledning, organisation, risker och projektets olika faser hänger ihop kan ni läsa vår kompletta guide om IT-projektledning.
Behöver ni förstärka ett ERP- eller integrationsprojekt med projektledning? Kontakta Konfigo så kan vi gå igenom projektets förutsättningar och vilken typ av stöd som är relevant.
