Automation och integration låter ofta enkelt i teorin när man tänker att två system ska prata med varandra point2point eller att två processer ska samspela.
Vi har sett många automationsprojekt genom åren, vissa väldigt lyckade, andra betydligt mer komplicerade än de borde ha varit. Vi har även beskrivit tre vanliga automationer/integrationer i föregående blogginlägg; ”Tre integraitoner som ofta sparar mest tid i vardagen”.
Om ett manuellt steg tar tid tänker många företag ganska naturligt:
“Det här borde gå att automatisera.”
Och det stämmer ofta.
Men när företag börjar arbeta med automation ser vi några återkommande misstag som gör att projekten blir större, dyrare eller mer komplicerade än de egentligen behöver vara.
Här är några av de vanligaste.
1. Man börjar för stort
Det kanske vanligaste misstaget är att försöka automatisera för mycket på en gång.
Istället för att börja med ett konkret flöde försöker man definiera en komplett integrationsstrategi för hela organisationen.
Det kan låta klokt, men i praktiken leder det ofta till långa projekt utan tydliga resultat i början.
De bästa automationsprojekten börjar nästan alltid med ett enda flöde.
Till exempel:
-
order mellan två system
-
lagertransaktioner
-
fakturor som skickas automatiskt
När det första flödet fungerar blir nästa steg betydligt enklare.
2. Man försöker automatisera en otydlig process
Automation fungerar bäst när processen redan är tydlig.
Om order registreras på tre olika sätt, eller artikeldata ser olika ut i olika system, är det svårt att automatisera flödet på ett stabilt sätt.
Då är det ofta bättre att först ställa en enklare fråga:
Hur ska processen egentligen fungera?
När det är tydligt brukar automationen bli ganska logisk.
3. Man underskattar hur viktigt driften är
Många integrationsprojekt fokuserar nästan helt på att bygga lösningen.
Men när flöden börjar hantera verkliga affärstransaktioner, order, lager, fakturor, blir en annan fråga minst lika viktig:
Vad händer när något går fel?
Integrationer behöver övervakning, uppföljning och ibland justeringar när systemen runt omkring förändras.
Det är därför många företag idag väljer att hantera integrationer mer som en löpande tjänst snarare än ett engångsprojekt.
4. Man försöker lösa allt med nya system
En annan vanlig reflex är att tro att automation kräver ett nytt system eller en ny plattform.
I många fall handlar problemet egentligen inte om systemen i sig – utan om att de inte pratar med varandra.
Många organisationer sitter redan på system som fungerar bra var för sig.
Det som saknas är kopplingarna mellan dem.
5. Man väntar för länge
Det sista misstaget är kanske det vanligaste.
Många organisationer lever länge med manuella flöden eftersom de “fungerar”.
Men när verksamheten växer blir de manuella stegen snabbt en flaskhals.
Det som tidigare tog några minuter kan plötsligt ta timmar varje vecka.
Automation handlar därför ofta mindre om teknik och mer om tajming.
Att ta bort manuella steg innan de börjar bromsa verksamheten.
En bättre utgångspunkt
När företag lyckas med automation brukar de börja ganska enkelt.
Inte med en stor transformation.
Utan med en fråga:
Vilket manuellt steg upprepas varje dag och egentligen inte borde behöva finnas?
Det är ofta där den första integrationen gör störst skillnad. Vi har även skrivet ett inlägg om ”rätt och fel” integration tidigare, lär mer här: https://konfigo.se/nar-automation-faktiskt-ar-ratt-losning-och-nar-det-inte-ar-det/.