De flesta företag börjar inte med ett stort systemlandskap.
Systemlandskapet växer fram över tid, ett system i taget.
- Ett affärssystem införs.
- Ett CRM läggs till.
- Ett lagersystem behövs när verksamheten växer.
- E-handeln brukar få ett eget system.
- Fakturor skickas via en annan lösning.
Varje system löser ett specifikt problem, och fungerar ofta väldigt bra var för sig. Är det väldigt kompetenta system som lagts till så kallas detta tillvägagångssätt ”Best-of-breed”.
Efter några år ser verkligheten ofta ut ungefär så här:
- affärssystem
- CRM
- e-handel eller orderplattform
- lagersystem
- fakturalösning
- olika rapporteringsverktyg
Plötsligt består organisationens arbetssätt av flera system som alla innehåller en bit av samma verklighet.
När systemen börjar leva sina egna liv
Problemet uppstår när systemen inte längre är synkade.
- Kunddata finns i flera system.
- Order registreras på ett ställe men måste uppdateras på ett annat.
- Lagerstatus stämmer inte alltid överallt.
Då börjar människor göra det som systemen egentligen borde göra själva.
- Exportera filer.
- Registrera information igen.
- Dubbelkolla att allt stämmer.
Det fungerar fortfarande men det skapar ett växande manuellt arbete och produktionen av excelfiler är i full gång.
Integration blir den naturliga mittpunkten
I moderna systemlandskap försöker man sällan samla allt i ett enda system.
Istället låter man olika system göra det de är bäst på.
- Affärssystemet hanterar ekonomi och transaktioner.
- CRM hanterar kundrelationer.
- Lagersystemet hanterar logistik.
- Faktureringsmodulen hanterar E-faktura
Det som gör att helheten fungerar är att systemen pratar med varandra.
Det är där integrationen kommer in som möjliggör kopplingen mellan systemen, så att information kan röra sig automatiskt mellan dem.
Vad som händer när flödena fungerar
När integrationerna är rätt byggda förändras ofta vardagen ganska snabbt.
- Information registreras bara en gång.
- Order rör sig automatiskt mellan system.
- Lager uppdateras i realtid.
- Fakturor skickas utan manuella steg.
Och kanske viktigast av allt: Människor slipper agera “brygga” mellan systemen.
Ett systemlandskap som kan växa
En annan fördel med integrationsbaserade systemlandskap är att de blir lättare att utveckla över tid.
När ett nytt system behövs, till exempel för e-handel eller lager, kan det kopplas in i befintliga flöden istället för att ersätta allt som redan finns.
Det gör att organisationen kan utveckla sin teknik stegvis istället för i stora omtag.
Två frågor att ställa sig
Om du tittar på dina egna system idag:
- Är systemen kopplade till varandra, eller är det människor som håller ihop dem? Svaret säger ofta ganska mycket om hur moget systemlandskapet är.
- Har ni fler än 3 system som ska prata med varandra? Då kan en integrationsplattform vara en god framtidsinvestering
Vi har skrivit ett inlägg om vanliga misstag företag gör när dem försöker automatisera sina flöden här: https://konfigo.se/vanliga-misstag-nar-foretag-forsoker-automatisera-sina-system/