I våra tidigare inlägg om hur man automatiserar bort onödigt dubbelarbete (länk) och var man börjar när man vill automatisera sina flöden (länk) beskrev vi hur manuella moment ofta uppstår när system inte hänger ihop.
Automation är ett av de där orden som ofta låter självklart.
Om något tar tid eller känns manuellt är det lätt att tänka:
“Det här borde gå att automatisera.” Och ibland har man helt rätt. Men inte alltid.
När vi börjar titta på ett företags systemflöden märker vi ganska snabbt att automation i sig inte alltid är problemet.
Problemet är oftare var i processen man försöker automatisera.
Automation löser inte otydliga processer
Ett mönster vi ofta ser är att företag försöker automatisera ett steg som egentligen inte är stabilt ännu.
Det kan till exempel vara:
-
order som registreras olika beroende på kund
-
artikeldata som ser olika ut i olika system
-
lagerstatus som uppdateras manuellt i efterhand
Om man automatiserar ovanpå sådana processer utan att först kvalitetssäkra dem riskerar man att automatisera problemen.
Det brukar vara där automation/integration/utveckling får ett oförtjänt dåligt rykte.
Där automation nästan alltid fungerar
När processen är tydlig och datan rätt i systemen är automation däremot ofta väldigt effektivt och tacksamt.
Ett exempel vi nyligen arbetade med var ett lager där ungefär femtio personer plockar varor varje dag med sin mobiltelefonkamera.
Tidigare registrerades flera moment manuellt i efterhand. Men idag använder personalen alltså mobiltelefoner för att scanna artiklar direkt i lagret, och alla kopplade transaktioner sker i bakgrunden i affärssystemet.
Det är ett bra exempel på när automation fungerar som bäst.
Inte för att tekniken är spektakulär, utan för att processen är tydlig.
De bästa automationsprojekten börjar sällan med teknik
När vi jobbar med integrationer börjar vi nästan alltid med en ganska enkel fråga:
Vilket manuellt steg upprepas varje dag?
Inte vilket system som ska bytas eller vilken plattform som ska införas. Utan vilket steg i vardagen som egentligen inte borde behöva göras manuellt.
När man hittar det steget är resten ofta ganska logiskt. Kidlin´s Law säger att 50% av lösningen är att skriva ner och förstå problemet. Konfigo Approves!
Ett annat vanligt scenario
Många företag har idag:
-
ett affärssystem
-
ett lagersystem
-
ett CRM
-
olika verktyg för rapportering
- Olika spetsfunktioner för fakturering, HR, utläggshantering, projektstyrning, etc.
Var och en fungerar bra i sig.
Men när systemen inte pratar med varandra börjar människor fylla i luckorna mellan dem.
Det är där integrationer och automation gör störst skillnad. Inte genom stora projekt, utan genom att koppla ihop flöden som redan finns.
Automation ska kännas… ganska odramatisk
När automation fungerar som bäst märks den knappt.
- Order registreras där de ska.
- Lager uppdateras automatiskt (och saldo stämmer)
- Fakturor skickas utan extra steg.
Och plötsligt har teamet mer tid över till sådant som faktiskt kräver människor.
En fråga att ta med sig
Om ni tittar på era systemflöden idag:
Vilket manuellt steg finns egentligen bara där för att systemen inte pratar med varandra?
Det är ofta där automation gör störst skillnad och där ni ska börja.